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INTERROGANTES ELEMENTALES PARA
ESTABLECER LOS REQUERIMIENTOS BASICOS Y SOBRE LA COMPRENSIÓN DEL PROCESO

 

Las siguientes preguntas se han realizado con el objeto de obtener  la información necesaria para poder conocer los requerimientos básicos y la forma en que opera el proceso del “Sistema de mantenimiento y reportes de inventario de hardware, reserva de equipo de capacitación y control de entrada y salida de equipo informático, en Laboratorios López S.A. de C.V.”, el cual es el proyecto que se está analizando y desarrollando.

 

 

INTERROGANTES ELEMENTALES PARA ESTABLECER LOS REQUERIMIENTOS BÁSICOS

 

 

1- ¿Cuál es el proceso básico de la empresa?

 

R/ Los procesos básicos que se automatizarán dentro de la empresa son:

 

·                  Inventario de Hardware.

·                  Reserva de equipo para reuniones o capacitaciones.

·                  Control de salida de equipo informático.

 

2- ¿Qué datos utiliza o produce este proceso?

 

R/ Inventario de Hardware: Este proceso utilizará como datos toda la descripción básica del equipo informático que ingrese a la empresa (Licencias, Marca, Modelo,       Seriales, etc.); para producir reportes específicos, según sea la necesidad.

 

Reserva de equipo para reuniones o capacitaciones: Este proceso utilizará como datos toda la información que se requiere para una reserva de un equipo (Fecha, Hora, Lugar, Encargado), ya sea una computadora, un proyector o cualquier accesorio que se utilice en una capacitación o reunión. Produciendo  reportes específicos, para un mejor control de esta actividad.

 

Control de salida de equipo informático: Los datos que utiliza este proceso son los datos, que al igual que el proceso de reserva, sirven para describir el equipo, y asignar responsables de este.

 

3- ¿Cuáles son los límites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?

     

R/ Las limitantes para los procesos son:

 

·                  Para las tres actividades existe un solo administrador.

·                  Los procesos no están automatizados.

·                  El equipo es insuficiente.

·                  La demanda es en gran escala.

 

4- ¿Que controles de desempeño utiliza?

     

R/     El único control de desempeño que se utiliza son reportes resultantes de un    periodo de tiempo o un reporte requerido específicamente.

 

 

SOBRE LA COMPRENSIÓN DEL PROCESO

 

 

1- ¿Cuál es la finalidad del proceso dentro de la empresa?

 

R/ Inventario de Hardware: Llevar un control ordenado del equipo informático que se encuentra utilizándose dentro de la empresa. También llevar el control detallado del equipo que entra (Proveedor, Serial, fecha de entrada, Garantías).

 

Reserva de equipo para reuniones o capacitaciones: Administrar el préstamo de los equipos de la empresa que se utiliza para realizar capacitaciones o reuniones informativas  o de trabajo.

 

Control de salida de equipo informático: y sale (responsable, fecha de salida y regreso)  de la unidad de informática.

 

2- ¿Que pasos se siguen para llevarlo a cabo?

 

R/ Inventario de Hardware: Cada vez que ingresa un equipo nuevo a la empresa:

 

·                  Se verifica en bodega que sea el equipo que se requirió.

·                  Se retira de bodega con su papeleo respectivo.

·                  Se verifican el destino del equipo.

·                  Se ingresa en una hoja de Excel los datos del equipo.

·                  Cada cierto tiempo se hace una toma física para certificar el inventario.

 

Reserva de equipo para reuniones o capacitaciones: Para la reserva de este equipo se hace:

 

·                  Se recibe una llamada o correo con la solicitud.

·                  Se verifica si existe cupo para la fecha y el día y hora requerido, esto en un calendario mensual impreso.

·                  Se procede a reservar el equipo en el calendario.

·                  Al entregar el equipo se firma un documento de entrega, el cual, al ser devuelto el equipo se firma de recibido.

·                  Se reenvía correo de confirmación de préstamo.

 

 

 

Control  salida de equipo informático: Para llevar este control se realiza lo siguiente:

 

·                  Se pide por escrito y autorizado por jefatura la solicitud de retiro del equipo.

·                  Se llena un documento de entrega de equipo, firmado por gerencia de informática y el solicitante del equipo; en este documento se especifica tiempo de préstamo, descripción de equipo prestado y fecha de finalización de préstamo.

 

3- ¿Dónde se realizan estos pasos?

 

R/ Todos estos pasos son realizados en el área de Soporte Técnico del departamento de informática.

 

4- ¿Quiénes los realizan?

 

R/ Estos procesos son realizados por los encargados del área, que en estos momentos son dos personas.

 

5- ¿Cuánto tiempo toma efectuarlos?

 

R/ Inventario de Hardware: 30 a 45 minutos

 

Reserva de equipo para reuniones o capacitaciones: 5 a 10 minutos

 

Control de salida de equipo informático: 5 a 10 minutos

 

6- ¿Con cuanta frecuencia se hacen?

 

R/ Este es de acuerdo a solicitudes de usuarios.

7- ¿Quienes emplean la información resultante?

 

R/ Gerente administrativo, Gerente de informática, usuarios finales y Técnicos